Klokkenluidersregeling
Interne regeling met betrekking tot klachten en vermoedens van een misstand.
Artikel 1 Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- Bestuur: het statutaire bestuur van De Bruijn en Co BV;
- Melder: degene die, al dan niet in dienst van De Bruijn en Co BV, werkzaamheden verricht voor De Bruijn en Co BV en het vermoeden van een misstand of een klacht onder deze regeling meldt;
- Onderzoeksteam: de personen die zijn belast met het feitelijk onderzoek naar een melding als bedoeld in artikel 3 of artikel 5;
- Plaatsvervangend vertrouwenspersoon: de heer W.M. Krook AA die door het bestuur is aangewezen om als zodanig te functioneren;
- Raadsman: een interne of externe functionaris die uit hoofde van zijn functie tot geheimhouding verplicht is, zoals een advocaat, een jurist bij een vakbond of bedrijfsarts;
- Vertrouwenspersoon: de heer G. Slijkhuis RA die door het bestuur is aangewezen om als zodanig te functioneren.
Artikel 2 Reikwijdte
- Onder deze regeling vallen klachten van een melder over vermeende onregelmatigheden binnen De Bruijn en Co BV, waaronder schending van interne gedrags- of fatsoensnormen en onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard.
- Onder deze regeling vallen op redelijke gronden gebaseerde vermoedens van misstanden met betrekking tot De Bruijn en Co BV in verband met:
- Een (dreigend) strafbaar feit;
- Een (dreigend) schending van wet- en regelgeving;
- Een (dreigend) bewust onjuist informeren van het bestuur, de compliance offer, overheidsinstanties, beroepsorganisaties of gerechtelijke instanties; of
- Een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie van voornoemde feiten.
- Deze regeling is van toepassing op alle entiteiten en vestigingen van De Bruijn en Co BV.
Artikel 3 Procedure
- Een melder meldt een klacht of een vermoeden van een misstand aan de vertrouwenspersoon. De melder mag zich daarbij laten bij staan door een raadsman.
- De vertrouwenspersoon legt de melding inclusief dagtekening schriftelijk vast en laat deze vastlegging door de melder voor akkoord tekenen. Indien de melder is bijgestaan door een raadsman, verkrijgt de raadsman gelijktijdig een kopie van de vastlegging.
- De vertrouwenspersoon stelt onverwijld het bestuur op de hoogte van de geaccordeerde klacht of vermoeden van een misstand en van de datum waarop deze is ontvangen.
- De vertrouwenspersoon zal terstond een onderzoeksteam aanstellen om de melding feitelijk te onderzoeken. Het onderzoeksteam kan uit een persoon bestaan, te weten de vertrouwenspersoon.
- Het onderzoeksteam stelt naar aanleiding van zijn onderzoek een rapport van bevindingen op, dat aan het bestuur wordt overhandigd.
- Indien uit dit rapport blijkt dat de klacht of het vermoeden van een misstand gegrond is, kan de vertrouwenspersoon maatregelen treffen, dan wel het bestuur adviseren om maatregelen te treffen. De vertrouwenspersoon stelt de melder op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.
Artikel 4 Termijnen
- De vastlegging van de melding, het toezenden van de melding aan de melder voor akkoord en het op de hoogte brengen van het bestuur van de melding geschiedt uiterlijk binnen drie werkdagen na de dagtekening van de melding.
- Binnen zes weken na dagtekening van de melding rondt het onderzoeksteam zijn onderzoek en rapport van bevindingen af.
- Binnen acht weken na dagtekening van de melding brengt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.
- Indien het standpunt niet binnen de termijn van lid 3 kan worden gegeven, stelt de vertrouwenspersoon de melder hiervan schriftelijk in kennis en geeft daarbij gemotiveerd aan binnen welke termijn de melder het standpunt alsnog zal ontvangen.
Artikel 5 Taak plaatsvervangend vertrouwenspersoon
- De melder kan een klacht of een vermoeden van een misstand melden aan de plaatsvervangend vertrouwenspersoon, indien:
- Hij het niet eens is met het standpunt van de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 3 lid 6;
- Hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de gestelde termijn van artikel 4 lid 3;
- De termijn als bedoeld in artikel 4 lid 4 onredelijk lang is;
- De klacht of het vermoeden van een misstand de vertrouwenspersoon betreft;
- De melder gegronde redenen heeft te vermoeden dat de vertrouwenspersoon deze regeling schendt;
- De vertrouwenspersoon langdurig afwezig is;
- De plaatsvervangend vertrouwenspersoon stuurt een schriftelijke bevestiging van ontvangst aan de melder en zal terstond een onderzoeksteam aanstellen om de melding feitelijk te onderzoeken. Het onderzoeksteam kan uit een persoon bestaan.
- Het onderzoeksteam stelt naar aanleiding van zijn onderzoek een rapport van bevindingen op, dat aan het bestuur wordt overhandigd.
- Indien uit dit rapport blijkt dat de klacht of het vermoeden van een misstand gegrond is, kan de plaatsvervangend vertrouwenspersoon maatregelen treffen, dan wel het bestuur adviseren om maatregelen te treffen. De plaatsvervangend vertrouwenspersoon stelt de melder en de vertrouwenspersoon op de hoogt van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.
- Artikel 4 lid 2 tot en met 4 is van overeenkomstig toepassing.
Artikel 6 Vertrouwelijkheid
- De melder, de vertrouwenspersoon, de plaatsvervangend vertrouwenspersoon, het bestuur en de leden van het onderzoeksteam behandelen de melding, het onderzoek, het rapport van bevindingen en het ingenomen standpunt vertrouwelijk.
- Van lid 1 mag slechts afgeweken worden, indien een wettelijke bepaling, een ambtelijk bevel of een rechterlijk oordeel tot openbaarheid verplicht.
Artikel 7 Anonieme meldingen
- De Bruijn en Co BV opent de mogelijkheid voor een melder om zijn klacht of vermoeden van een misstand anoniem te melden via de vertrouwenspersoon, al dan niet met tussenkomst van een raadsman. De raadsman mag de melding namens de melder anoniem voorleggen aan de vertrouwenspersoon.
- De geheimhouding van de identiteit van de anonieme melder is gewaarborgd. Als de vertrouwenspersoon de identiteit kent, mag hij de identiteit slechts openbaar maken, indien die openbaarmaking door een gerechtelijke instantie wordt gevorderd.
- De identiteit van de melder blijft voor de plaatsvervangend vertrouwenspersoon, het bestuur en de onderzoeksteams geheim. De ontvangstbevestiging, de termijnstelling en de standpuntbepaling door het bestuurslid en het bestuur worden verstuurd aan de vertrouwenspersoon. Deze stuurt de documenten door aan de melder, als hij de identiteit van de melder kent. Als hij de identiteit niet kent, stuurt de vertrouwenspersoon de documenten door aan de raadsman.
- Indien de plaatsvervangend vertrouwenspersoon optreedt bij langdurige afwezigheid van de vertrouwenspersoon, treedt hij in dit artikel op als ware hij vertrouwenspersoon.
Artikel 8 Rechtsbescherming
- De Bruijn en Co BV waarborgt dat een melder die overeenkomstig deze regeling te goeder trouw een klacht of een vermoeden van een misstand meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als het gevolg van het doen van deze melding.
- De Bruijn en Co BV waarborgt dat een raadsman die in dienst is van werkgever, op geen enkele wijze benadeeld wordt als gevolg van het fungeren als raadsman binnen deze regeling.
- De Bruijn en Co BV neemt disciplinaire of arbeidsvoorwaardelijke sancties tegen een ieder die in weerwil van lid 1 en lid 2 verantwoordelijk is voor acties tegen de melder of de raadsman, waardoor diens positie wordt benadeeld.
- Het bepaalde in lid 1 tot en met lid 3 geldt niet, indien de melder of de raadsman aantoonbaar opzettelijk een ongegronde melding doet.
Artikel 9 Verslag
- De vertrouwenspersoon doet jaarlijks verslag aan het bestuur over de ontvangen meldingen en de ingenomen standpunten.
- Dit verslag is zodanig opgesteld dat meldingen niet herleidbaar zijn tot de melder.
- Nadat het bestuur het verslag heeft goedgekeurd, stuurt de vertrouwenspersoon het verslag naar de compliance officier met het oog op eventuele meldingsverplichtingen aan toezichthouders.
Artikel 10 Werking en publicatie
- Deze regeling is vastgesteld door het bestuur en treedt in werking op 1 juli 2008.
- Deze regeling is gepubliceerd op de website van De Bruijn en Co BV. Voorts wordt deze regeling aan iedere medewerker bij de introductie te hand gesteld.