Een ondernemer kan de boekwinst die hij behaalt bij verkoop van een bedrijfsmiddel doteren aan de herinvesteringsreserve. Daarbij geldt als voorwaarde dat hij op de datum van de eindbalans van het jaar van verkoop een herinvesteringsvoornemen heeft. Om de herinvesteringsreserve vervolgens in stand te houden, moet dit herinvesteringsvoornemen onafgebroken aanwezig zijn. Volgens Rechtbank Gelderland kan een bv haar herinvesteringsvoornemen aannemelijk maken met een directiebesluit waarin dit voornemen is vastgelegd. Ook helpt het als het uiteindelijk tot een herinvestering komt en tot die tijd de herinvesteringsreserve steeds op de fiscale balans is opgegeven.
In principe moet de herinvestering plaatsvinden binnen drie jaren na het jaar waarin de herinvesteringsreserve is gevormd. Deze termijn is onder bijzondere omstandigheden te verlengen.